内定辞退のマナー：メール・電話の例文と上手な断り方【2026年版】

内定辞退はできるだけ早く連絡する

内定辞退の連絡は、辞退を決めた時点でできるだけ早く行いましょう。企業側は内定者の入社を前提に採用計画を立てており、辞退が遅れるほど企業への迷惑が大きくなります。

一般的に内定承諾期限（1〜2週間程度が多い）が設けられているため、それまでに回答するのがマナーです。承諾期限を過ぎた後に辞退するのは最悪のケースであり、絶対に避けましょう。

電話とメール：どちらで連絡するのが正解？

内定辞退の連絡は、原則として「電話が最初、その後メールで書面を残す」が最もビジネスマナーとして適切とされています。

ただし以下の場合はメールのみでも許容されます。①転職エージェント経由の内定でエージェントが代行する場合、②企業から「メールで連絡してください」と指示がある場合、③夜間・休日で営業時間外の場合（翌営業日の最初に電話）です。

電話での内定辞退の流れ

①担当者（人事担当者）を指名して取り次いでもらう

②名前と内定をいただいたことへのお礼を述べる

③辞退の意思と理由を簡潔に伝える

④謝意を伝えて電話を締める

電話での内定辞退の例文

「お世話になっております。先日内定のご連絡をいただきました○○と申します。採用担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか。（取り次ぎ後）この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変光栄に思っております。誠に恐縮ですが、熟考の末、今回は辞退させていただきたく、ご連絡申し上げました。採用活動にお時間をいただいたにもかかわらず、このような形になり、大変申し訳ございません。貴社のさらなるご発展をお祈り申し上げます。」

電話での辞退理由は「一身上の都合」「他社への入社を決めた」程度に留め、詳細を深追いされても丁寧にお断りして差し支えありません。

内定辞退メールの例文

件名：内定辞退のご連絡／○○（氏名）

本文：株式会社○○ 人事部 △△様、お世話になっております。先日内定のご連絡をいただきました○○と申します。この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変光栄に感じておりましたが、慎重に検討しました結果、誠に勝手ながら今回は内定を辞退させていただくことにいたしました。選考にお時間をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡になりましたことを深くお詫び申し上げます。末筆ながら、貴社のさらなるご発展とご担当者様のご活躍をお祈り申し上げます。○○（氏名）

メールのポイントは「件名に氏名を入れる」「感謝とお詫びを丁寧に述べる」「辞退理由は詳細を書かなくて良い」の3点です。

使いやすい辞退理由の表現

以下の表現が内定辞退理由として一般的に使われています。

• ●「一身上の都合により」（理由を明かさない場合の定番表現）
• ●「他社への入社を決めました」（正直に伝える場合）
• ●「家族との話し合いの結果、辞退することにしました」
• ●「自身のキャリアの方向性を再検討した結果」
• ●「現職に留まる決断をいたしました」（転職しない場合）

エージェント経由の場合：まずエージェントに連絡

エージェント経由の内定を辞退する場合は、まず担当コンサルタントに電話またはメールで辞退の意向を伝えましょう。コンサルタントが企業側への辞退連絡を代行してくれます。

直接企業に連絡してしまうと、エージェントが把握できずトラブルになることがあるため、必ずエージェントを通じて進めましょう。

エージェントに辞退を伝える際のポイント

コンサルタントに辞退を伝える際は、辞退理由を正直に話しても構いません。「他社の条件が良かった」「業務内容が希望と異なった」など、具体的に伝えることで次の求人紹介の参考にもなります。

「気が変わって転職をやめた」場合も正直に伝えましょう。コンサルタントはあなたの転職活動をサポートするためにいるため、正直な情報共有が今後の活動にも役立ちます。